Kultur- och fritidsnämnden

För att kultur- och fritidsnämnden ska få behandla personuppgifter måste behandlingen vara nödvändig och vila på en rättslig grund. Kultur- och fritidsnämnden använder sig främst av någon av följande grunder

• fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar nämnden
• utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i nämndens myndighetsutövning
• fullgöra ett avtal som den registrerade är eller ska bli part i.
  

I enstaka fall kan nämnden få behandla personuppgifter på den rättsliga grunden samtycke, vilket innebär att den registrerade lämnat ett frivilligt samtycke till en specifik behandling.

Förutom stöd i en rättslig grund måste all behandling av personuppgifter följa de grundläggande principerna som anges i dataskyddsförordningen (GDPR). Principerna innebär bland annat att personuppgifter endast får samlas in för specifika, särskilt angivna och berättigade ändamål och endast behandlas i enlighet med dessa ändamål och att uppgifter inte får lagras längre än vad som är nödvändigt för ändamålet med behandlingen.

Kultur- och fritidsnämnden behandlar personuppgifter för att handlägga och fatta beslut i ärenden inom nämndens ansvarsområden.

Alla ärenden, uppdrag, anmälningar och beställningar och övriga inkomna handlingar registreras och behandlas i nämndens olika system för att kunna hanteras på ett korrekt och rättssäkert sätt.

I handläggningen ingår bland annat att kommunicera med andra parter och informera allmänheten. För handläggningen kan nämnden också komma att behöva hämta in kompletterande uppgifter från andra myndigheter och register såsom fastighetsregistret och folkbokföringen.

Offentlighetsprincipen innebär att var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar som finns hos kultur- och fritidsnämnden. Detta under förutsättning att handlingarna inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Bland annat får en personuppgift inte lämnas ut enligt OSL om det kan antas att den som begär ut uppgiften kommer behandla den på ett sätt som strider mot GDPR.

Även om GDPR inte hindrar att kultur- och fritidsnämnden lämnar ut allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess, krävs det att GDPR följs om utlämnandet sker digitalt. Personuppgifter som lämnas ut digitalt måste till exempel skyddas genom lämpliga säkerhetsåtgärder.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar och uppgifterna inte är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

I vissa fall använder sig kultur- och fritidsnämnden av personuppgiftsbiträden, vilka bara får behandla uppgifter för vissa bestämda ändamål och enligt instruktioner som nämnden lämnat för behandlingen. Nämnden använder personuppgiftsbiträden för olika typer av IT-tjänster.

Övriga som tar del av dina personuppgifter är de anställda, konsulter och förtroendevalda som behöver det för att kunna utföra sitt arbete. Personuppgifter kan också komma att lämnas ut till parter, sakägare, remissinstanser, myndigheter och allmänheten i den utsträckning det behövs för handläggningen eller då det annars krävs enligt lag. Om mottagaren bor eller finns utanför EU/EES-området, kan det innebära att nämnden behöver överföra dina personuppgifter till tredje land.

Kultur- och fritidsnämnden sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som ska gallras respektive bevaras när uppgifterna förekommer i allmänna handlingar. Detta eftersom nämnden enligt arkivlagstiftningen är skyldig att bevara allmänna handlingar såvida det inte finns ett beslut om gallring.

Kultur- och fritidsnämndens dokumenthanteringsplan beskriver hur nämndens handlingar ska hanteras i fråga om förvaring, bevarande och gallring och utgör det grundläggande beslutet för gallring av handlingar i verksamheten. Härutöver stadgas i ett separat gallringsbeslut att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ska gallras vid inaktualitet.

Som registrerad har du flera rättigheter och du har också rätt att klaga på kultur- och fritidsnämndens personuppgiftshantering till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är Sveriges nationella tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Rätt till information – Du kan begära att få ett besked om huruvida nämnden behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få ett så kallat registerutdrag tillsammans med viss närmare information. Om det skulle inträffa en personuppgiftsincident och den sannolikt leder till en hög risk för dina rättigheter och friheter, kommer du att få information om incidenten så att du kan vidta nödvändiga försiktighetsåtgärder.

Rätt till rättelse – Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du också begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändningar – När nämnden behandlar personuppgifter inom ramen för sin myndighetsutövning eller för att kunna utföra andra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om vi inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste vi upphöra med behandlingen.

Rätt till begränsning – Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa nämnden från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Du kan även hindra myndigheten från att radera uppgifterna, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva skadestånd.

Rätt till radering – Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att nämnden ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller när de framgår av en allmän handling har nämnden ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Rätt att flytta dina personuppgifter – Om nämnden behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att återkalla samtycke – Om nämnden behandlar personuppgifter om dig baserat på ett uttryckligt samtycke från dig har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) Länk till annan webbplats.

Om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor om kultur- och fritidsnämndens personuppgiftsbehandlingar kan du skicka e-post till kfn@varberg.se eller ringa Varberg direkt på telefon 0340-880 00.

Det går också bra att kontakta kommunens dataskyddsombud på dataskyddsombud@varberg.se eller 0300-83 40 66.

Läs mer om dataskydd och om hur Varbergs kommun hanterar dina personuppgifter på www.varberg.se/GDPR. Länk till annan webbplats.