Allmänna handlingar och diarieföring

När en myndighet har kontakt med utomstående via sociala medier blir det, precis som all annan kommunikation, allmänna handlingar. Allmänna handlingar som inte till någon del är sekretess behöver inte registreras enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen. Detta gäller så länge de hålls ordnade så att det enkelt går att fastställa om de kommit in till myndigheten eller om myndigheten själv upprättat dem. De flesta sociala medier är strukturerade så att handlingarna hålls ordnade på ett sätt som gör det enkelt att söka bland dem samt fastställa om och när de kommit in eller upprättats i enlighet med femte kapitlet i offentlighets- och sekretesslagen.

I praktiken innebär detta att de allmänna handlingar som kommer in via sociala medier inte behöver diarieföras eller registreras (såvida det inte är ett enskilt ärende, läs mer om det här). Däremot är det viktigt att en myndighet har en lista, till exempel på sin webbplats, över sina aktuella konton i sociala medier. Varbergs kommuns lista finns här: varberg.se/socialamedier

Gallring och arkivering

Tar du däremot bort något från det sociala mediet bör detta behöva sparas. Läs mer om arkivering av sociala medier här. Att ta bort information från sociala medier räknas som gallring enligt Arkivlagen. Gallring får bara ske om och när det anges i gällade dokumenthanterinsgplan Länk till annan webbplats. (inloggning krävs). I dokumenthanteringsplanen anges också vilken typ av information som behöver arkiveras och hur det ska ske. Läs mer om gallring och kränkande inlägg Länk till annan webbplats. här.
Den information som hanteras i sociala medier är oftast av tillfällig eller ringa karaktär och kan därför gallras utan arkivering. Om det skulle förekomma information som föranleder åtgärder från kommunens sida ska informationen överföras till lämpligt verksamhetssystem och diarieföras vid behov.

Du kan även läsa mer om sociala medier i relation till offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen här: E-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. (sidan 34 och framåt).