varningsikon

2021-07-16

Information med anledning av covid-19

Varbergs kommun arbetar löpande med att anpassa verksamheten utifrån situationen.

Läs mer om Information med anledning av covid-19

Sök

2021-03-08

Synlighet, information och kommunikation får goda omdömen under pandemiåret

Det har gått lite över ett år sedan Varbergs kommun startade pandemiarbetet och publicerade den första nyhetsartikeln om coronaviruset på kommunens webbplatser. Vid den tidpunkten var det inte någon som kunde ana vilket intensivt år det skulle bli eller att pandemin skulle komma att påverka kommunens verksamheter i stor omfattning.

Under det gångna året har det gjorts flera olika utvärderingar av arbetet med pandemin. En av dem gjordes av en externkonsult som granskade kommunens övergripande ledningsarbete samt kommunens kommunikationsarbete.

Trygg ledning höll verksamheter igång

I utvärderingen kan man läsa att ledningsarbetet får ett gott omdöme men att det finns en del som kan förbättras. Man får en inblick i när pandemin startade och hur kommundirektör Carl Bartler upplevde situationen ute i vårt samhälle som panikartad. Kommundirektören och politiker prioriterade att hålla igång kommunens kärnverksamhet så långt det var möjligt och i utvärderingen kan man läsa att det målet har uppnåtts. Carl hade också inställningen att inte gå upp i stabsläge. Motivet till detta var att skapa ett arbetssätt som är uthålligt.

Central ledningsfunktion med fokus på pandemin

I stället skapades en central ledningsfunktion som fokuserade på pandemin och som kontinuerligt förde en dialog med kommunens politiker. Ledningsfunktionen bestod av kommundirektör, kanslichef, kommunikationschef och personaldirektör. Med en central ledningsfunktion hanterades pandemirelaterade frågor och verksamheterna kunde så långt det var möjligt lösa sina ordinarie uppdrag. En gemensam lägesbild var också viktigt i detta arbete. I utvärderingen har man sett att denna modell har fungerat bra under pandemin.

Carl Bartler kommundirektör.

- Att leda en kommun under pågående pandemi är en utmaning som ingen i Sverige var förberedd för när pandemiåret började. Jag tycker att vi i Varberg ska vara stolta över det jobb vi har gjort. Vi har uthålligt, målmedvetet och med stor anpassningsförmåga hållit igång våra verksamheter och stöttat invånare, näringsliv och föreningar, säger Carl Bartler.


- Det finns delar vi har gjort riktigt bra och det finns delar vi kunde gjort ännu bättre men mest stolt är jag över den positiva anda och inställning som vi har haft i hela organisationen. Det är den som har varit grunden för det goda arbete som vi har gjort och fortfarande gör, säger Carl.

Under pandemiåret har kommundirektören haft en tydlig roll, han har varit lugn, synlig och trygg i sitt ledarskap. Han har hållit fast vid att inte gå upp i stabsläge och att fortsätta så långt det är möjligt att hålla igång kommunens verksamheter. Kommundirektören har också varit synlig i återkommande filmer på kommunens intranät för att återge lägesbilden i kommunens verksamheter samt situationen i Varberg och i Halland.

Kommunikationsteam som kavlade upp ärmarna

En kommunikationsorganisation för pandemin startades upp i slutet på februari. I utvärderingen kan man läsa att kommunikationsarbetet har fungerat mycket bra och är uppskattat.

Kommunikationschefen ledde ett team med berörda kommunikatörer från organisationen, som från början träffades dagligen. Tillsammans kunde de samordna verksamheternas kommunikationsinsatser. Detta var speciellt värdefullt för de kommunikatörer inom verksamheten med stort kommunikationsbehov och som arbetar ensam på sin förvaltning. Alla medarbetare tog ett gemensamt ansvar och ställde upp för varandra.

Anna Beuerman kommunikatör.

- För mig som kommunikatör har det varit ett lärorikt år.
Vi har utvecklat vår förmåga av att kommunicera i kris och kan nu se att vi lyckats bra.
Jag är mest stolt över det kreativa samarbetet som vi alla bidragit till i en orolig tid. Alla har hjälpts åt för kommuninvånarnas bästa, säger Anna Beuerman kommunikatör på kommunikationsavdelningen.



Tydlig och transparent kommunikation

Sedan pandemin startade har det varit ett intensivt kommunikationsarbete. Det har varit utmaningar med att gå ut med snabb, korrekt och internt förankrad information. Ibland har man har fått ändra på strategier och planer då nya riktlinjer och rekommendationer kom från regering och myndigheter med kort varsel.

I utvärderingen kan man läsa att en upprepad kommunikation och en synlighet av kommundirektören har skapat ett medvetande och en omtanke om andra samt att kommunikationen har underlättat på förvaltningarna. Detta har visat sig vara en tydlig och transparent kommunikation som skapat en bra och lugn grund som nått fram. Kommunens intranät har varit basen för den interna kommunikationen och har använts för att publicera den senaste lägesbilden. För de som är längst ut i våra utförande verksamheter, har det varit svårt att ta till sig ett ständigt flöde av digital information.

Svagheter kommer att åtgärdas

Kommunstyrelsens ledningsgrupp har tagit del av utvärderingen som visade på både styrkor och svagheter i krishanteringen. De svagheter som påvisades kommer att åtgärdas både på kort och lång sikt.

Några av de svagheter som framkom var bland annat att den centrala ledningsfunktionen tog en stor risk när det gäller uthålligheten att inte utse ersättare för att få återhämning, att ledningen ska vara observanta på de som befinner sig längst ut i organisationen och att det ska finnas möjlighet för dem att ta till sig information. Man ska satsas på stabschefsutbildning på verksamhetsnivå och utveckla dokumentet ”Riktlinje för hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser” med en stegvis upptrappning av ledningsförmågan.