Så behandlar kommunstyrelsen personuppgifter

Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som nämnden behandlar i sin verksamhet.

Dataskyddsförordningen är till för att skydda din personliga integritet när exempelvis en myndighet behandlar dina personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns lagligt stöd för att göra det.

Övergripande information om hur Varbergs kommun behandlar personuppgifter finns här: Dataskyddsförordningen, GDPR Länk till annan webbplats.

En personuppgift – allt som kan identifiera dig

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan till exempel vara namn eller personnummer men också foton och ljudinspelningar. Även andra typer av uppgifter som registreringsnummer och adresser kan vara personuppgifter, om de kan knytas till en person.

Behandling av personuppgifter – allt vi kan göra med uppgifterna

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, till exempel samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera, med mera.

Så får vi tillgång till personuppgifter

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, till exempel om du efterfrågat ett betyg eller lämnar in en synpunkt till oss. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som nämnden får på remiss, eller att uppgifter hämtas ur publika register.

Nämndens personuppgiftsbehandlingar

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på det specifika ändamålet och syftet med behandlingen. Varje behandling ska ha ett tydligt ändamål. Du kan alltid kontakta kommunstyrelsen och få veta exakt vilka uppgifter som behandlas om dig.

Därför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)

Kommunstyrelsen behandlar dina personuppgifter för att kunna ge dig den service du efterfrågar eller för att kunna utföra kommunstyrelsens uppdrag. Kommunstyrelsen behandlar dina personuppgifter för att uppfylla grunduppdragen som bland annat innebär ansvar för:

• Leda och samordna kommunens angelägenheter.
• Bevakning av frågor som påverkar kommunens utveckling och
  ekonomiska ställning.
• Information om kommunens verksamhet.
• Rekrytering till tjänster inom kommunen.
• Upphandling av leverantörstjänster.
• Fakturering och utbetalningar.
• Samverkan med kommunens näringsliv och företagare.
  

Därför får vi behandla dina personuppgifter (rättslig grund)

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för kommunstyrelsen är allmänt intresse, rättslig förpliktelse eller avtal.

Personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Rättslig förpliktelse innebär att det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvariga måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet. Ett exempel kan vara säker hantering av personuppgifter vid begäran av betyg. Den rättsliga förpliktelsen ska gälla för nämnden och följa av EU-rätt eller svensk rätt, i detta fall arkivlagen.

Behandling av personuppgifter är tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgiften ska vara fastställd i EU-rätt eller svensk rätt, vilket innebär att den måste följa av det regelverk som gäller för nämndens verksamhet. Behandlingen av personuppgifter som är nödvändig för att myndigheten ska kunna utföra sin verksamhet sker med stöd av denna rättsliga grund. Exempelvis är behandling av personuppgifter nödvändig när du söker jobb inom kommunen, för att vi ska kunna få rätt kontaktuppgifter till dig.

Personuppgifter kan också behandlas med stöd av ett avtal. För att behandla personuppgifter krävs då att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. För kommunstyrelsen är ett anställningsavtal ett exempel på avtal, för att rätt lön ska betalas ut till rätt person.

Personuppgifter kan i vissa fall behandlas med stöd av den registrerades samtycke. Samtycke att någon godkänner behandling av personuppgifter som rör hen ska vara tydligt och specifikt utformat och ges frivilligt.

De får ta del av dina personuppgifter

Medarbetare som arbetar i eller utför uppdrag åt kommunstyrelsen, som behöver personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, tar del av dina personuppgifter.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar. Personuppgifter belagda med sekretess lämnas inte ut till allmänheten.

Andra parter, så kallade personuppgiftsbiträden, som behandlar personuppgifter på uppdrag av nämnden kan få ta del av dina personuppgifter. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss. Exempel på personuppgiftsbiträden är leverantörer som behöver ta del av personuppgifter för att kunna leverera en vara eller tjänst.

Så länge sparas dina personuppgifter (lagringstid)

De personuppgifter nämnden samlar in behandlas för olika ändamål och sparas under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och nämndens skyldigheter enligt lag. Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Eftersom de flesta personuppgifterna som behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras/raderas. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Så skyddar vi dina personuppgifter

Kommunstyrelsen tillämpar olika tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som regelbundet underhålls för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig, olaglig eller obehörig åtkomst, användning, avslöjande, ändring, förstörelse eller förlust av personuppgifter.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder utanför EU/EES. Om nämnden behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Dina rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter

När dina personuppgifter behandlas av nämnden har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, det vill säga få ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter, begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet (att flytta dina personuppgifter från en organisation till en annan) och när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om dina uppgifter hos nämnden är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran behöver innehålla uppgift om namn och personnummer för att vi ska kunna säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Skicka din begäran till ks@varberg.se.

Frågor och klagomål

Det är kommunstyrelsen som är personuppgiftsansvarig vilket innebär att nämnden har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt.

Kontakta i första hand Kommunstyrelsen

Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta ks@varberg.se.

I andra hand kan du vända dig till Varbergs kommuns dataskyddsombud genom att mejla till dataskyddsombud@varberg.se.

Du kan klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) om du anser att kommunstyrelsen hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt: imy@imy.se.