Så behandlar kultur- och fritidsnämnden personuppgifter

Kultur- och fritidsnämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som nämnden behandlar i sin verksamhet.

Dataskyddsförordningen är till för att skydda din personliga integritet när exempelvis en myndighet behandlar dina personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns lagligt stöd för att göra det.

Övergripande information om hur Varbergs kommun behandlar personuppgifter finns här: Dataskyddsförordningen, GDPR Länk till annan webbplats.

En personuppgift – allt som kan identifiera dig

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan till exempel vara namn eller personnummer men också foton och ljudinspelningar. Även andra typer av uppgifter som registreringsnummer och adresser kan vara personuppgifter, om de kan knytas till en person.

Behandling av personuppgifter – allt vi kan göra med uppgifterna

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, till exempel samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera, med mera.

Så får vi tillgång till personuppgifter

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, till exempel om du köper biljett till ett evenemang på Varbergs teater eller om du är kontaktperson för en förening som söker kommunalt bidrag. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som nämnden får på remiss, eller att uppgifter hämtas ur publika register.

Nämndens personuppgiftsbehandlingar

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på det specifika ändamålet och syftet med behandlingen. Varje behandling ska ha ett tydligt ändamål. Du kan alltid kontakta kultur- och fritidsnämnden och få veta exakt vilka uppgifter som behandlas om dig.

Därför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)

Kultur- och fritidsnämnden behandlar dina personuppgifter för att kunna ge dig den service du efterfrågar eller för att kunna utföra nämndens uppdrag. Nämnden behandlar dina personuppgifter för att uppfylla grunduppdragen som bland annat innebär ansvar för:

• kommunens idrottsanläggningar
• bidrag till föreningar
• konst- och kulturverksamhet
• kulturskola
• biblioteksverksamhet
• mötesplatser och fritidsaktiviteter för ungdomar, seniorer och personer med funktionsnedsättningar.

Därför får vi behandla dina personuppgifter (rättslig grund)

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för kultur- och fritidsnämnden är allmänt intresse, rättslig förpliktelse eller avtal.

Behandling av personuppgifter är tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgiften ska vara fastställd i EU-rätt eller svensk rätt, vilket innebär att den måste följa av det regelverk som gäller för nämndens verksamhet. Ett exempel är att behandling av personuppgifter är nödvändig när du anmäler ditt barn till Kulturskolan, för att vi ska kunna kontakta dig och ditt barn samt skicka faktura.

Personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Rättslig förpliktelse innebär att det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvariga måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet. Kultur- och fritidsnämnden är exempelvis ansvarig för att administrera lotteritillstånd till föreningar. Den rättsliga förpliktelsen ska gälla för nämnden och följa av EU-rätt eller svensk rätt, i detta fall lotterilagen.

Personuppgifter kan också behandlas med stöd av ett avtal. För att behandla personuppgifter krävs då att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. För kultur- och fritidsnämnden är ditt lånekort ett sådant avtal med biblioteket som gör att du kan låna böcker och andra resurser.

De får ta del av dina personuppgifter

Medarbetare som arbetar i eller utför uppdrag åt kultur- och fritidsnämnden, som behöver personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, tar del av dina personuppgifter.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar. Personuppgifter belagda med sekretess lämnas inte ut till allmänheten.

Andra parter, så kallade personuppgiftsbiträden, som behandlar personuppgifter på uppdrag av nämnden kan få ta del av dina personuppgifter. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Så länge sparas dina personuppgifter (lagringstid)

De personuppgifter nämnden samlar in behandlas för olika ändamål och sparas under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och nämndens skyldigheter enligt lag. Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Eftersom de flesta personuppgifterna som behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras/raderas. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Så skyddar vi dina personuppgifter

Kultur- och fritidsnämnden tillämpar olika tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som regelbundet underhålls för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig, olaglig eller obehörig åtkomst, användning, avslöjande, ändring, förstörelse eller förlust av personuppgifter.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder utanför EU/EES. Om nämnden behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Dina rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter

När dina personuppgifter behandlas av nämnden har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, det vill säga få ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter, begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet (att flytta dina personuppgifter från en organisation till en annan) och när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om dina uppgifter hos nämnden är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran behöver innehålla uppgift om namn och personnummer för att vi ska kunna säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Skicka din begäran till kfn@varberg.se.

Frågor

Om du har frågor om en personuppgiftsbehandling ska du kontakta kfn@varberg.se.

Du är också välkommen att kontakta Varbergs kommuns dataskyddsombud genom att mejla till dataskyddsombud@varberg.se.

Synpunkter och klagomål

Om du har synpunkter på en personuppgiftsbehandling ska du kontakta kfn@varberg.se.

Du kan också klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) om du anser att någon av nämnderna hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt: Lämna ett klagomål enligt GDPR | IMY Länk till annan webbplats.