Så behandlar överförmyndarnämnden personuppgifter

Överförmyndarnämnden är person­uppgifts­ansvarig för de person­uppgifter som nämnden behandlar i sin verksamhet. Överförmyndarnämnden kallas även för Överförmyndare i väst.

Dataskyddsförordningen är till för att skydda din personliga integritet när exempelvis en myndighet behandlar dina personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns lagligt stöd för att göra det. Överförmyndarnämndens behandling av personuppgifter görs med stöd av myndighetsutövning som laglig grund.

Övergripande information om hur Varbergs kommun behandlar personuppgifter finns här Dataskyddsförordningen, GDPR.

En personuppgift – allt som kan identifiera dig

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan till exempel vara namn eller personnummer men också fastighetsbeteckning och organisationsnummer. Även andra typer av uppgifter som registreringsnummer och adresser kan vara personuppgifter, om de kan knytas till en person.

Behandling av personuppgifter – allt vi kan göra med uppgifterna

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, till exempel samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera, med mera.

Så får vi tillgång till personuppgifter

I en del fall har du själv lämnat uppgifterna till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende, till exempel om du ansökt om att bli god man eller förvaltare. Ibland kan vi få dina personuppgifter från någon annan, t ex i samband med ansökan eller anmälan om behov av godman-/förvaltarskap. Dina personuppgifter kan finns i handlingar som nämnden får i ansökningsärenden, remisser eller att uppgifter hämtas ur publika register.

Nämndens personuppgiftsbehandlingar

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på det specifika ändamålet och syftet med behandlingen. Varje behandling ska ha ett tydligt ändamål. Du kan alltid kontakta överförmyndarnämnden och få veta exakt vilka uppgifter som behandlas om dig.

Därför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)

Överförmyndarnämnden behandlar dina personuppgifter för att kunna utföra nämndens uppdrag. Grunduppdragen innebär bland annat att överförmyndarnämnden ansvarar för:

• utöva tillsyn över gode män och förvaltare
• rekrytera och utbilda gode män och förvaltare
• handlägga ansökan om god man eller förvaltare

Därför får vi behandla dina personuppgifter (rättslig grund)

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för överförmyndarnämnden är myndighetsutövning och rättslig förpliktelse.

Behandling av personuppgifter sker som ett led i överförmyndarnämndens myndighetsutövning. Myndighetsutövningen måste vara fastställd i enlighet med svensk rätt eller EU-rätt. Behandlingen av personuppgifter som är nödvändig för att myndigheten ska kunna utföra sin verksamhet sker med stöd av denna rättsliga grund.

Personuppgifter får även behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Rättslig förpliktelse innebär att det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvariga måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet. Den rättsliga förpliktelsen ska gälla för nämnden och följa av svensk rätt eller EU-rätt.

Behandling av personuppgifter är också tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgiften ska vara fastställd i svensk rätt eller EU-rätt, vilket innebär att den måste följa av det regelverk som gäller för nämndens verksamhet.

Personuppgifter kan behandlas med stöd av ett avtal. För att behandla personuppgifter krävs då att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

Personuppgifter kan också behandlas med stöd av den registrerades samtycke. Samtycke att någon godkänner behandling av personuppgifter som rör hen ska vara tydligt och specifikt utformat och ges frivilligt.

De får ta del av dina personuppgifter

Medarbetare på överförmyndarförvaltningen, som behöver personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, tar del av dina personuppgifter.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna offentliga handlingar. Personuppgifter belagda med sekretess lämnas inte ut till allmänheten. Det mesta av överförmyndarnämndens verksamhet lyder under sekretess.

Andra parter, så kallade personuppgiftsbiträden, som behandlar personuppgifter på uppdrag av nämnden kan få ta del av dina personuppgifter. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Personuppgifter kan, i de fall det krävs, också komma att lämnas ut till andra delar av kommunernas verksamhet främst socialförvaltningen samt andra myndigheter såsom domstolar. Personuppgifter lämnas endast ut i den utsträckning det behövs för handläggningen eller då det annars krävs enligt lag. En sekretessprövning görs alltid inför ett eventuellt utlämnande.

Så länge sparas dina personuppgifter (lagringstid)

De personuppgifter nämnden samlar in behandlas för olika ändamål och sparas under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och nämndens skyldigheter enligt lag. Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Överförmyndarnämnden har beslutat om gallringsfrister, dessa går att ta del av i överförmyndarnämndens dokumenthanteringsplan. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Så skyddar vi dina personuppgifter

Som en del av Varbergs kommun tillämpar överförmyndarnämnden olika tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som regelbundet underhålls för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig, olaglig eller obehörig åtkomst, användning, avslöjande, ändring, förstörelse eller förlust av personuppgifter.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder utanför EU/EES. Om nämnden behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det. I dagsläget görs inte några tredjelandsöverföringar.

Dina rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter

När dina personuppgifter behandlas av nämnden har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, det vill säga få ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter, begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet (att flytta dina personuppgifter från en organisation till en annan) och när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om dina uppgifter hos nämnden är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran behöver innehålla uppgift om namn och personnummer för att vi ska kunna säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Skicka din begäran till ofm@varberg.se.

Frågor

Om du har frågor om en personuppgiftsbehandling ska du kontakta ofm@varberg.se.

Du är också välkommen att kontakta Varbergs kommuns dataskyddsombud genom att mejla till dataskyddsombud@varberg.se.

Synpunkter och klagomål

Om du har synpunkter på en personuppgiftsbehandling ska du kontakta ofm@varberg.se.

Du kan också klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) om du anser att någon av nämnderna hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt: Lämna ett klagomål enligt GDPR | IMY. Länk till annan webbplats.