Så behandlar servicenämnden personuppgifter

Servicenämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som nämnden behandlar i sin verksamhet.

Dataskyddsförordningen är till för att skydda din personliga integritet när exempelvis en myndighet behandlar dina personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns lagligt stöd för att göra det.

Övergripande information om hur Varbergs kommun behandlar personuppgifter finns här: Dataskyddsförordningen, GDPR.

En personuppgift – allt som kan identifiera dig

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan till exempel vara namn eller personnummer men också foton och ljudinspelningar. Även andra typer av uppgifter som registreringsnummer och adresser kan vara personuppgifter, om de kan knytas till en person.

Behandling av personuppgifter – allt vi kan göra med uppgifterna

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, till exempel samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera, med mera.

Så får vi tillgång till personuppgifter

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, till exempel om ber om att bli kontaktad av någon du ställt en fråga till eller lämnar in en synpunkt till oss. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som nämnden får på remiss, eller att uppgifter hämtas ur publika register.

Nämndens personuppgiftsbehandlingar

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på det specifika ändamålet och syftet med behandlingen. Varje behandling ska ha ett tydligt ändamål. Du kan alltid kontakta servicenämnden och få veta exakt vilka uppgifter som behandlas om dig.

Därför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)

Servicenämnden behandlar dina personuppgifter för att kunna ge dig den service du efterfrågar eller för att kunna utföra nämndens uppdrag. Servicenämnden behandlar dina personuppgifter för att uppfylla grunduppdragen:

• Matlagning till kommunens skolor, förskolor och vård- och omsorgsboenden samt seniorrestauranger.
• Lokalvård på skolor, förskolor, idrottshallar och förvaltningskontor.
• Kommunens nätverk och datakommunikation samt förvaltning och drift av centrala IT-system.
• Vikarier till förskole- och grundskoleförvaltingen, socialförvaltningen samt serviceförvaltningen.
• Kommunens kontaktcenter Varberg direkt.
• Fastighetsförvaltning, byggprojekt och drift och underhåll av kommunens fastigheter och utemiljöer.
• Kommunens fordonsflotta.

Därför får vi behandla dina personuppgifter (rättslig grund)

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för servicenämnden är allmänt intresse, rättslig förpliktelse eller avtal.

Behandling av personuppgifter är tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgiften ska vara fastställd i EU-rätt eller svensk rätt, vilket innebär att den måste följa det regelverk som gäller för nämndens verksamhet. När du kontaktar kommunen via kontaktcentret Varberg direkt är behandling av personuppgifter nödvändig för att kunna handlägga ditt ärende.

Personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Rättslig förpliktelse innebär att det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvariga måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet. Exempelvis när du ingår ett hyresavtal med servicenämnden. Den rättsliga förpliktelsen ska gälla för nämnden och följa av EU-rätt eller svensk rätt, i detta fall hyreslagen.

Personuppgifter kan behandlas med stöd av ett avtal. För att behandla personuppgifter krävs då att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. För servicenämnden del innebär det här att hantera dina personuppgifter när du behöver kvittera ut en nyckel till en kommunal lokal.

De får ta del av dina personuppgifter

Medarbetare som arbetar i eller utför uppdrag åt servicenämnden, som behöver personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, tar del av dina personuppgifter.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar. Personuppgifter belagda med sekretess lämnas inte ut till allmänheten.

Andra parter, så kallade personuppgiftsbiträden, som behandlar personuppgifter på uppdrag av nämnden kan få ta del av dina personuppgifter. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Så länge sparas dina personuppgifter (lagringstid)

De personuppgifter nämnden samlar in behandlas för olika ändamål och sparas under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och nämndens skyldigheter enligt lag. Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Eftersom de flesta personuppgifterna som behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras/raderas. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Så skyddar vi dina personuppgifter

Servicenämnden tillämpar olika tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som regelbundet underhålls för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig, olaglig eller obehörig åtkomst, användning, avslöjande, ändring, förstörelse eller förlust av personuppgifter.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder utanför EU/EES. Om nämnden behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Dina rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter

När dina personuppgifter behandlas av nämnden har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, det vill säga få ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter, begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet (att flytta dina personuppgifter från en organisation till en annan) och när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om dina uppgifter hos nämnden är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran behöver innehålla uppgift om namn och personnummer för att vi ska kunna säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Skicka din begäran till svn@varberg.se.

Frågor

Om du har frågor om en personuppgiftsbehandling ska du kontakta svn@varberg.se.

Du är också välkommen att kontakta Varbergs kommuns dataskyddsombud genom att mejla till dataskyddsombud@varberg.se.

Synpunkter och klagomål

Om du har synpunkter på en personuppgiftsbehandling ska du kontakta svn@varberg.se.

Du kan också klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) om du anser att någon av nämnderna hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt: Lämna ett klagomål enligt GDPR | IMY. Länk till annan webbplats.